Términos y Condiciones

1. Definiciones

A efectos del presente documento, los siguientes términos tienen el significado que se indica:

• «El Despacho» / «Nosotros»: Quiroga Nueve, consultoría con domicilio en Calle 34 #7-82, Oficina 301, Cartagena, 130001, Colombia.
• «Usuario» / «Usted»: cualquier persona natural o jurídica que accede a este sitio web o utiliza los servicios del Despacho.
• «Servicios»: los servicios de consultoría documental y administrativa descritos en este sitio web: estructuración de archivos, documentación de transición de cargos y asesoría en gobierno documental.
• «Acuerdo»: el presente documento de Términos y Condiciones, junto con cualquier documento de alcance, propuesta o contrato suscrito entre las partes.
• «Sitio Web»: el sitio accesible en https://quiroganl.pro

2. Aceptación de los términos

El acceso y uso del Sitio Web implica la aceptación de los presentes Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo con alguna de las disposiciones aquí contenidas, le pedimos que no utilice el Sitio Web ni solicite los Servicios.

Los Servicios del Despacho están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años que actúen en representación de una organización o empresa con capacidad legal para contratar. Al solicitar los Servicios, usted declara tener dicha capacidad.

3. Descripción de los servicios

El Despacho ofrece servicios de consultoría documental y administrativa de naturaleza operativa e informativa. Los servicios actuales son:

1. Estructuración de Archivos Físicos y Digitales — organización y documentación de sistemas de archivo en organizaciones.
2. Documentación de Transición de Cargos — preparación de materiales escritos para el traspaso de responsabilidades entre personas.
3. Asesoría en Gobierno Documental (Retainer trimestral) — acompañamiento periódico en la gestión y mantenimiento de sistemas documentales.

Los Servicios se prestan principalmente en Cartagena y en todo el territorio colombiano de manera remota. El alcance específico de cada encargo se define por escrito antes de iniciar.

Los Servicios del Despacho son de naturaleza administrativa y operativa. No constituyen asesoría jurídica, contable, fiscal ni de ninguna otra profesión regulada.

4. Responsabilidades del usuario

Al contratar los Servicios, el Usuario se compromete a:

• Proporcionar información veraz, actualizada y completa sobre su organización y los documentos objeto del encargo.
• Facilitar acceso a los espacios, sistemas y personas necesarios para la ejecución del encargo en los plazos acordados.
• Designar un responsable interno que participe en las sesiones de trabajo y reciba los entregables.
• No utilizar los entregables del Despacho para fines distintos a los acordados.
• Respetar los derechos de propiedad intelectual sobre los documentos, plantillas y metodologías del Despacho.
• No reproducir, ceder ni distribuir a terceros los materiales producidos por el Despacho sin autorización escrita.

5. Propiedad intelectual

Los contenidos del Sitio Web — textos, imágenes, diseño, metodologías y materiales — son propiedad del Despacho o de sus licenciantes y están protegidos por la legislación colombiana sobre derechos de autor.

Los entregables producidos en el marco de un encargo (índices, procedimientos, paquetes de empalme) se transfieren en su totalidad al Usuario al cierre del encargo y con el pago completo de los honorarios. Las plantillas base y la metodología subyacente permanecen como propiedad del Despacho.

Se concede al Usuario una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para acceder y utilizar los contenidos del Sitio Web con fines informativos personales.

6. Condiciones de pago

Los honorarios de cada servicio son los indicados en el Sitio Web o en la propuesta específica remitida al cliente, en pesos colombianos (COP):

• Estructuración de Archivo: COP 680.000 por proyecto
• Documentación de Transición de Cargos: COP 1.290.000 por cargo
• Retainer de Gobierno Documental: COP 3.240.000 por trimestre

Para los servicios de proyecto (estructuración y transición), el pago se realiza en dos partes: 50% al inicio y 50% a la entrega de los documentos finales. Para el retainer, el pago corresponde al inicio de cada período trimestral.

Los pagos se realizan mediante transferencia bancaria o plataformas de pago digital disponibles en Colombia. Todos los servicios son facturados formalmente.

Política de cancelación: Si el Usuario cancela el encargo después de iniciado, el pago ya realizado no es reembolsable. Si el Despacho no puede continuar el encargo por causa justificada, se reembolsará la parte proporcional no ejecutada.

7. Condiciones específicas del servicio

Estructuración de Archivo: El alcance cubre una sala de archivo y su espejo digital. Archivos adicionales o unidades distintas se cotizan por separado. El plazo habitual es de tres semanas contadas desde la fecha de inicio acordada.

Transición de Cargos: Cada paquete de empalme corresponde a un cargo específico. Si la persona saliente no está disponible para las entrevistas en los plazos acordados, el Despacho notificará el impacto en el cronograma.

Retainer de Asesoría: El retainer se renueva automáticamente al inicio de cada trimestre salvo que alguna de las partes comunique su intención de no renovar con al menos 15 días de anticipación. El primer pago se realiza al firmar el acuerdo de retainer.

8. Confidencialidad

El Despacho se compromete a mantener la confidencialidad de toda la información y documentos a los que tenga acceso en el marco de cada encargo. Se firmará un acuerdo de confidencialidad antes de iniciar cualquier servicio. Los documentos del cliente no se retienen una vez concluido el encargo, salvo que las partes acuerden lo contrario por escrito.

El Usuario acepta igualmente mantener la confidencialidad sobre la metodología, las plantillas y los procedimientos del Despacho que conozca en el curso de los Servicios.

9. Exención de responsabilidad

Los Servicios del Despacho se prestan con la diligencia y el criterio propios de profesionales especializados en gestión documental. Sin embargo, el Despacho no asume responsabilidad por:

• Pérdida de documentos o información ocurrida antes del inicio del encargo o derivada de acciones del Usuario o terceros.
• Resultados específicos en auditorías, procesos judiciales o administrativos, dado que los Servicios son de naturaleza operativa, no jurídica.
• El uso que el Usuario haga de los entregables una vez concluido el encargo.
• Interrupciones del Sitio Web por mantenimiento, fallos técnicos o circunstancias fuera del control del Despacho.

En ningún caso la responsabilidad total del Despacho frente al Usuario superará el importe efectivamente pagado por el encargo correspondiente.

10. Limitación de responsabilidad y fuerza mayor

El Despacho no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos o daños consecuentes derivados del uso de los Servicios o del Sitio Web.

Ninguna de las partes será responsable por incumplimiento motivado por causas de fuerza mayor o caso fortuito, siempre que se notifique a la otra parte con la mayor prontitud posible.

11. Indemnización

El Usuario acepta indemnizar y mantener indemne al Despacho frente a cualquier reclamación, daño o gasto (incluyendo honorarios de abogados) que se derive del incumplimiento de los presentes Términos por parte del Usuario o del uso indebido de los Servicios.

12. Terminación

Cualquiera de las partes puede dar por terminado un encargo o el uso del Sitio Web en cualquier momento. En caso de terminación anticipada del encargo por parte del Usuario, se aplicará la política de cancelación indicada en la sección 6.

Las cláusulas sobre confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y resolución de disputas continuarán vigentes tras la terminación.

13. Resolución de disputas

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. En caso de controversia, las partes procurarán resolverla mediante diálogo directo en un plazo de 30 días. Si no se alcanza un acuerdo, la disputa se someterá a los jueces competentes de la ciudad de Cartagena, Colombia, a cuyos fueros las partes se someten expresamente.

14. Disposiciones generales

• Integridad del acuerdo: Estos Términos, junto con cualquier documento de alcance o contrato suscrito, constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• Divisibilidad: Si alguna disposición es declarada inválida, las demás permanecen en vigor.
• Renuncia: La no exigencia de cualquier derecho no implica la renuncia al mismo.
• Cesión: El Usuario no puede ceder sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin consentimiento escrito del Despacho.
• Notificaciones: Las comunicaciones formales entre las partes se realizarán por correo electrónico a las direcciones acordadas.

15. Modificaciones

El Despacho puede actualizar estos Términos en cualquier momento. La versión vigente estará siempre disponible en este Sitio Web con la fecha de última actualización. El uso continuado del Sitio Web o de los Servicios tras la publicación de cambios implica la aceptación de los Términos actualizados.

16. Contacto legal

Para consultas relacionadas con estos Términos:

• Correo: [email protected]
• Dirección: Calle 34 #7-82, Oficina 301, Cartagena, 130001, Colombia
• Razón social: Quiroga Nueve