Orden documental que
respalda cada decisión

Sí. Hemos trabajado con despachos pequeños, empresas medianas y dependencias dentro de organizaciones más grandes. Lo que importa no es el tamaño, sino que exista una persona responsable del área con quien podamos coordinar el proceso.

El servicio de estructuración cubre una sala de archivo y su espejo digital en aproximadamente tres semanas. El plazo preciso depende del volumen de documentos existentes y de la disponibilidad del responsable interno para las sesiones de trabajo.

No se requiere una preparación especial. Comenzamos con una revisión del estado actual del archivo, que forma parte del encargo. Lo único que pedimos es acceso al espacio físico y a la carpeta digital correspondiente, y tiempo de la persona que conoce el área.

Se trata de un acuerdo trimestral con un asesor nombrado. Incluye sesiones de revisión programadas, recomendaciones escritas después de cada sesión, y acceso a respuestas por escrito sobre consultas documentales entre sesiones. Está pensado para directores administrativos y líderes de operaciones que quieren un criterio externo consistente.

Trabajamos con los formatos que ya usa la organización: Word, PDF, Excel, carpetas en Google Drive o SharePoint, servidores locales y archivos en papel. No exigimos migrar a ninguna plataforma nueva salvo que la organización lo decida por su cuenta.

Firmamos un acuerdo de confidencialidad antes de iniciar cualquier encargo. Los documentos a los que tenemos acceso se usan únicamente para organizar y estructurar el sistema, nunca se copian ni se comparten con terceros.

Para los servicios de proyecto (estructuración y documentación de transición), se acuerda un pago en dos partes: al inicio y al cierre del encargo. Para el retainer trimestral, el pago se realiza al comienzo de cada período. Todos los pagos se realizan mediante transferencia bancaria o plataformas locales disponibles en Colombia.