Experiencias de clientes
"Llevábamos años con un archivo que nadie se atrevía a tocar. Julián llegó un lunes, evaluó lo que teníamos y tres semanas después tenemos un índice que cualquiera puede usar. Lo que me pareció bien es que el procedimiento quedó escrito, así que cuando yo no esté, alguien más puede seguir la misma lógica."
Julio 2025"Contratamos el servicio de documentación de transición cuando cambió nuestra coordinadora de proyectos. El paquete que entregaron estaba bien armado y el nuevo coordinador pudo arrancar sin mayores tropiezos. El único punto que mencionaría es que la sesión de revisión se reprogramó una vez, aunque se hizo dentro del plazo acordado."
Julio 2025"Llevamos ya dos trimestres con el retainer de asesoría documental. Lo que más valoro es tener a Laura disponible por escrito cuando surge una duda sobre cómo nombrar o dónde archivar algo nuevo. Antes esas decisiones se tomaban de manera inconsistente; ahora hay un criterio compartido."
Agosto 2025"En un estudio jurídico los expedientes son el activo principal. Quiroga Nueve nos ayudó a reorganizar cinco años de documentación acumulada sin sistema. El índice que armaron reduce en mucho el tiempo que gastamos buscando piezas de un proceso. Trabajo serio y sin complicaciones."
Julio 2025"Éramos una organización pequeña que pasó por varios cambios de personal en poco tiempo. El paquete de empalme que prepararon fue muy útil para que la persona nueva entendiera el cargo en menos de una semana. Hubiera querido que el proceso incluyera más reuniones, pero lo que entregaron cubrió lo esencial."
Agosto 2025"Tenemos historias clínicas en papel desde 2011 y una carpeta de Drive que nadie organizó bien. Julián vino dos veces, entendió nuestra lógica particular y construyó una estructura que respeta cómo trabajamos. No nos pidió cambiar el sistema, sino ordenarlo. Eso fue lo más valioso."
Julio 2025Cómo se desarrollaron algunos encargos
Situación inicial
Un estudio jurídico de cuatro socios en Cartagena tenía cinco años de expedientes distribuidos entre dos archivadores, una unidad USB y carpetas de Google Drive sin estructura. Cuando alguien buscaba un documento, dependía de la memoria del asociado que lo había guardado.
Qué se hizo
Revisión física y digital en dos jornadas. Se definió una convención de nomenclatura por año/cliente/tipo de documento. Se armó el índice cruzado físico-digital, se etiquetaron las carpetas del Drive y los archivadores, y se escribió el procedimiento de recuperación. El responsable interno participó en ambas jornadas.
Resultado
Tres semanas de trabajo. Al cierre, cualquier miembro del estudio podía recuperar un expediente por referencia en menos de cinco minutos. El procedimiento quedó en un documento de una página visible para todo el equipo.
"Lo que más nos sorprendió fue que no cambiamos nuestra manera de trabajar; solo la ordenamos." — Andrés G., socio del estudio
Situación inicial
La coordinadora de operaciones de una cooperativa en Bolívar tenía planeado su retiro después de once años en el cargo. La directiva sabía que concentraba una cantidad grande de conocimiento que no estaba documentado en ningún lugar.
Qué se hizo
Tres sesiones de entrevista con la coordinadora saliente, una revisión con el gerente, y un borrador que se revisó con ambas partes antes del cierre. Se preparó la descripción del cargo, el calendario de tareas, los accesos y contraseñas (en formato seguro), los contactos clave y las notas para los procesos recurrentes menos obvios.
Resultado
El paquete de empalme se entregó dos semanas antes del retiro. La persona nueva ocupó el cargo sin periodo de parálisis operativa. La sesión de revisión posterior al mes confirmó que el material era usado cotidianamente.
"El paquete que armaron sirvió como guía durante las primeras semanas. Era concreto y estaba bien organizado." — Gerente de la cooperativa
Situación inicial
Una empresa que presta servicios ambientales a municipios del Caribe estaba creciendo y cada nuevo tipo de proyecto generaba documentos que se guardaban de maneras diferentes dependiendo de quién lo manejaba. La directora de operaciones quería establecer una convención única antes de que el desorden se profundizara.
Qué se hizo
Retainer trimestral con sesiones mensuales. En los primeros tres meses se definió la estructura base. En los trimestres siguientes se revisó su adopción, se ajustaron algunas categorías y se emitieron recomendaciones escritas cuando se incorporaron nuevas líneas de servicio.
Resultado
Al cabo de dos retainers, el equipo seguía las mismas convenciones sin necesidad de recordatorios. La directora reportó que las auditorías internas tomaban menos tiempo porque la documentación era localizable y consistente.
"Tener a alguien con quien consultar cuando algo nuevo llega nos ha ahorrado muchas decisiones mal tomadas." — Directora de Operaciones
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Sábados: 9:00 a.m. – 12:00 p.m.
En números
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