Lo que marca la diferencia en cada encargo
Experiencia específica en documentación
Llevamos desde 2017 trabajando únicamente en gestión de archivos y procesos administrativos. No somos consultores generalistas que ocasionalmente tocan documentación: es lo único que hacemos.
Entregables que no dependen de nuestra presencia
Índices, procedimientos escritos, guías de recuperación. Todo queda en documentos que cualquier persona del equipo puede usar sin necesidad de contactarnos.
Alcance definido antes de comenzar
Antes de iniciar cualquier encargo, acordamos por escrito qué incluye, qué no, cuáles son los entregables y en qué plazo. Sin sorpresas al momento de la factura.
Confidencialidad como condición de inicio
Firmamos un acuerdo de confidencialidad antes de ver cualquier documento del cliente. Los archivos a los que accedemos no se retienen una vez concluido el encargo.
Capacitación interna incluida
Cada servicio incluye una sesión de trabajo con la persona responsable del área. El sistema construido queda en manos de quien lo va a mantener, no solo en la cabeza del consultor.
Presencia local y alcance nacional
Atendemos presencialmente en Cartagena y de manera remota en cualquier ciudad del país, con las mismas condiciones de servicio y la misma calidad de atención.
Cinco aspectos que vale la pena considerar
Formación y experiencia del equipo
El equipo de Quiroga Nueve tiene formación en administración de empresas, gestión de registros y procesos operativos. Antes de fundar el despacho, sus integrantes trabajaron en sectores que requieren estándares documentales rigurosos: salud, construcción y sector público. Esa trayectoria se refleja en cómo abordamos cada encargo: con criterio formado en entornos donde los errores documentales tienen consecuencias reales.
- ✓ Más de ocho años en gestión documental operativa
- ✓ Experiencia en sectores con alta carga regulatoria
- ✓ Metodología desarrollada en campo, no en teoría
Herramientas que ya tiene el cliente
No pedimos al cliente que adopte plataformas nuevas. Trabajamos con las herramientas que ya existen en la organización: carpetas en Google Drive o SharePoint, servidores locales, archivos en papel, Excel, Word. La estructura que construimos se adapta al entorno real, no al entorno ideal. Eso hace que lo que entregamos sea adoptado de verdad.
- ✓ Compatibilidad con el ecosistema tecnológico existente
- ✓ Sin costos adicionales de licencias o migraciones
- ✓ Adoptable desde el primer día por el equipo interno
Comunicación directa con el asesor
No hay intermediarios entre el cliente y la persona que hace el trabajo. Quien toma el encargo es quien responde las consultas, lleva las sesiones y entrega los documentos. Eso agiliza la comunicación y evita que los detalles importantes se pierdan en cadenas de correo entre distintas personas.
- ✓ Asesor nombrado desde el inicio del encargo
- ✓ Canal de comunicación directo por escrito
- ✓ Respuestas dentro del día hábil
Precios por encargo, no por hora
Los honorarios están definidos por encargo, no por hora trabajada. El cliente sabe desde el principio cuánto cuesta el servicio y no recibe sorpresas al cierre. Esta estructura de precios obliga al despacho a definir bien el alcance y a trabajar con eficiencia. Actualmente los tres servicios tienen tarifas establecidas en pesos colombianos.
- ✓ Tarifa fija acordada al inicio: COP 680.000 / 1.290.000 / 3.240.000
- ✓ Pago en dos partes para proyectos (inicio y cierre)
- ✓ Sin costos ocultos ni horas adicionales no pactadas
Resultados medibles desde el entregable
Al cerrar un encargo, el resultado no es un diagnóstico ni un conjunto de recomendaciones: es un índice impreso y digital, un procedimiento escrito, un paquete de empalme. Algo que puede usarse desde el primer día. No cobramos por decirle al cliente lo que debería hacer; cobramos por hacerlo junto a él.
- ✓ Entregables definidos y verificables al cierre
- ✓ Sesión de revisión incluida en todos los servicios
- ✓ Documentos listos para ser usados de inmediato
Cómo se compara trabajar con Quiroga Nueve
| ASPECTO | PROVEEDOR GENERALISTA | QUIROGA NUEVE |
|---|---|---|
| Especialización | ✗ Consultoría general | ✓ Solo documentación |
| Tarifa conocida al inicio | ✗ Por hora, variable | ✓ Fija por encargo |
| Capacitación interna incluida | ✗ Costo adicional | ✓ Incluida |
| Acuerdo de confidencialidad | ✗ Opcional o genérico | ✓ Obligatorio antes de iniciar |
| Entregable listo para usar | ✗ Diagnóstico o recomendaciones | ✓ Procedimientos e índices |
| Requiere plataforma nueva | ✗ Frecuentemente sí | ✓ No, usa lo existente |
Propuestas que no son habituales en el mercado
El conocimiento queda en la organización
Todos los sistemas, convenciones y procedimientos quedan documentados y en poder del cliente. No hay dependencia futura del despacho para mantener lo que se construyó.
Sin migración de plataformas
A diferencia de otras propuestas del mercado, no pedimos adoptar ningún software nuevo. El sistema documental se construye sobre lo que ya existe en la organización.
Asesor con nombre propio en el retainer
En el servicio de asesoría trimestral, el cliente tiene asignado un asesor específico, no un equipo rotativo. La continuidad de la relación permite un criterio más afinado con el tiempo.
Algunos números de nuestro recorrido
Solicite información sobre el servicio que le interesa
Cuéntenos brevemente su situación documental y le indicamos si tenemos un encargo adecuado para su caso.
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