Cómo abordamos cada encargo
Diagnóstico inicial
Revisamos el estado actual del archivo o la situación del cargo sin costo adicional. Forma parte del encargo.
Alcance por escrito
Definimos y acordamos por escrito qué incluye el encargo, qué no cubre y cuál es el entregable.
Ejecución con el equipo
Trabajamos junto al responsable interno en cada etapa, para que el resultado quede integrado al equipo.
Entrega y revisión
Entregamos los documentos acordados y hacemos una sesión de revisión con la persona responsable.
Estructuración de Archivos Físicos y Digitales
Unificamos el almacenamiento en papel y su equivalente digital bajo una convención coherente. Cubrimos etiquetado de cajas y estantes, árbol de carpetas digitales, índice cruzado físico-digital y rutina de recuperación escrita. Al cierre, cualquier persona responsable puede encontrar un documento por referencia sin necesidad de conocer la historia del archivo.
Cubre una sala de archivo y su espejo digital. El plazo habitual es de tres semanas, sujeto al volumen de documentos y la disponibilidad del responsable interno.
- ✓ Índice impreso y digital con ubicación cruzada
- ✓ Etiquetas físicas y convenciones de nomenclatura digital
- ✓ Procedimiento escrito de recuperación
- ✓ Sesión de capacitación al responsable del área
- ✓ Acuerdo de confidencialidad incluido
Documentación de Transición de Cargos
Preparamos el material escrito que necesita una organización cuando las responsabilidades cambian de manos: descripción del cargo, calendario de tareas recurrentes, registro de contactos, listas de accesos y notas paso a paso para las labores que no pueden perderse en el traspaso.
Construido a partir de entrevistas con quien sale y revisado con quien supervisa. Plazo habitual: dos a tres semanas por cargo. Incluye una sesión de revisión después de que ocurre el traspaso.
- ✓ Paquete de empalme completo por cargo
- ✓ Lista de verificación de primeros 30 días
- ✓ Registro de accesos, sistemas y contactos clave
- ✓ Notas escritas para tareas recurrentes
- ✓ Sesión de revisión post-transición incluida
Asesoría en Gobierno Documental — Retainer Trimestral
Acuerdo de asesoría periódica para organizaciones que quieren criterio externo consistente sobre cómo se organiza y mantiene su documentación interna. Cubre revisiones de estructura, gobernanza de plantillas, convenciones de nomenclatura y retención, y orientación escrita cuando se incorporan nuevas familias de documentos.
Dirigido a directores administrativos y líderes de operaciones. El retainer funciona con un asesor nombrado, sesiones programadas cada trimestre y canal de consultas entre sesiones.
- ✓ Asesor nombrado con continuidad durante el retainer
- ✓ Sesiones de revisión trimestrales programadas
- ✓ Recomendaciones escritas después de cada sesión
- ✓ Respuestas por escrito a consultas entre sesiones
- ✓ Renovación trimestral sin penalización
Orientación para elegir el servicio
| ASPECTO | ARCHIVOS | TRANSICIÓN | RETAINER |
|---|---|---|---|
| Mejor para | Archivo sin estructura | Cambio de personal | Mantenimiento continuo |
| Modalidad | Proyecto único | Por cargo | Trimestral renovable |
| Plazo habitual | ~3 semanas | 2–3 semanas | Continuo |
| Precio | COP 680.000 | COP 1.290.000 | COP 3.240.000 |
| Capacitación interna | ✓ | ✓ | — (continuo) |
| Asesor nombrado | ✓ | ✓ | ✓ |
Si no está seguro cuál encargo corresponde a su situación, escríbanos. Le damos orientación sin compromiso.
Protocolos comunes a todos los servicios
Confidencialidad
Acuerdo firmado antes de iniciar. Sin retención de copias al cierre del encargo.
Cumplimiento Ley 1581
Tratamiento de datos personales conforme a la normativa colombiana de habeas data.
Alcance por escrito
Documento de alcance acordado y firmado antes de comenzar cualquier trabajo.
Plazos comunicados
Si el cronograma cambia, se informa con anticipación suficiente para que el cliente pueda ajustar su planificación.
Capacitación interna
Sesión de trabajo con el responsable interno incluida en los servicios de proyecto.
Facturación formal
Todos los servicios se facturan formalmente con los requisitos tributarios de Colombia.
Tarifas fijas en pesos colombianos
Estructuración de Archivo
- ✓ Una sala de archivo
- ✓ Espejo digital incluido
- ✓ Índice impreso y digital
- ✓ Procedimiento de recuperación
- ✓ Capacitación incluida
Transición de Cargo
- ✓ Paquete de empalme
- ✓ Checklist 30 primeros días
- ✓ Registro de accesos y contactos
- ✓ Notas de tareas recurrentes
- ✓ Revisión post-transición
Gobierno Documental
- ✓ Asesor nombrado
- ✓ Sesiones trimestrales
- ✓ Recomendaciones escritas
- ✓ Consultas entre sesiones
- ✓ Renovación flexible
Cuéntenos su situación documental
Sin compromiso. Le indicamos si uno de nuestros encargos corresponde a lo que necesita.
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