Cómo llegamos a este trabajo
El nombre Quiroga Nueve viene de la primera dirección donde funcionó la oficina: Calle Quiroga, local 9, en el centro histórico de Cartagena. Ese local pequeño, con estantes de madera y cajas sin etiquetar de un cliente anterior, fue la primera prueba práctica de lo que hace falta cuando un archivo ha crecido sin criterio.
Desde 2017 trabajamos con organizaciones de distintos tamaños en Colombia — despachos jurídicos, constructoras, clínicas veterinarias, cooperativas y dependencias municipales — ayudándoles a poner en orden lo que llevan años acumulando, y a preparar los documentos que hacen posible que alguien nuevo pueda seguir donde otro dejó.
No somos una firma de tecnología ni de consultoría estratégica. Somos un despacho especializado en documentación: en cómo se nombra, dónde se guarda, cómo se encuentra y cómo se transfiere el conocimiento operativo de una organización.
Lo que nos mueve
Ayudar a organizaciones colombianas a que su documentación interna sea accesible, transferible y coherente — sin depender de la memoria de una sola persona.
Ser el despacho de referencia en Colombia para la gestión documental operativa de organizaciones medianas que no tienen un área dedicada a este trabajo.
Cada encargo tiene un alcance definido, un entregable concreto y un responsable interno que queda capacitado para mantener lo que construimos juntos.
Las personas detrás de cada encargo
María Quiroga
DIRECTORA Y FUNDADORAAdministradora de empresas con más de doce años trabajando en la organización de archivos y procesos operativos. Lideró el primer encargo de Quiroga Nueve en 2017 y sigue coordinando los proyectos de mayor alcance.
Julián Ospina
CONSULTOR DOCUMENTALEspecialista en sistemas de archivos físicos y digitales. Trabajó durante cinco años en una empresa de gestión de registros antes de unirse al equipo en 2020. Lleva los encargos de estructuración de archivos.
Laura Vargas
ASESORA DE TRANSICIÓNSe concentra en la preparación de documentación de empalme y en el acompañamiento a organizaciones durante cambios de personal. Antes fue coordinadora administrativa en el sector hospitalario durante siete años.
Cómo trabajamos en cada encargo
Acuerdo de confidencialidad previo
Antes de acceder a cualquier documento del cliente firmamos un acuerdo de confidencialidad. Es una condición de inicio, no un paso opcional.
Alcance por escrito antes de comenzar
Definimos por escrito qué cubre el encargo, qué no incluye, cuáles son los entregables y en qué plazo. Ese documento se comparte y aprueba antes de iniciar.
Capacitación al responsable interno
Todo servicio incluye al menos una sesión de trabajo con la persona responsable del área, para que los sistemas construidos queden en manos de quien los va a usar.
Protección de datos personales
Cumplimos con la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) y sus decretos reglamentarios. No retenemos copias de los documentos del cliente una vez concluido el encargo.
Cumplimiento de plazos o notificación anticipada
Si algo en el proceso cambia el cronograma, lo comunicamos con anticipación suficiente para que el cliente pueda ajustar su planificación interna.
Entregables que no dependen de nuestra presencia
Los índices, procedimientos y guías que producimos están escritos para que cualquier persona del equipo del cliente pueda usarlos sin necesidad de contactarnos.
La documentación interna como infraestructura de la organización
En Quiroga Nueve partimos de una premisa sencilla: los documentos internos de una organización son parte de su infraestructura operativa, igual que los procesos contables o los sistemas de comunicación. Cuando esa infraestructura no tiene estructura, las consecuencias son cotidianas y visibles: se tarda horas en encontrar un contrato de hace dos años, un nuevo responsable no sabe cómo empezar, o un director no puede responder una auditoría porque nadie sabe dónde está el acta.
Nuestro trabajo abarca tres áreas que se complementan. La primera es la organización física y digital del archivo: establecer convenciones de nomenclatura, construir índices, etiquetar cajas y carpetas, y escribir el procedimiento para que cualquier persona pueda recuperar un documento por referencia. La segunda es la preparación del material que necesita una organización cuando alguien cambia de cargo: la descripción del puesto, los contactos clave, los accesos, el calendario de tareas y las notas que hacen posible que alguien nuevo no parta de cero. La tercera es el acompañamiento periódico para organizaciones que quieren mantener sus sistemas documentales con coherencia a lo largo del tiempo.
Trabajamos principalmente con organizaciones en Cartagena y el Caribe colombiano, aunque hemos atendido clientes en Bogotá, Medellín y Barranquilla de manera remota. El sector no define si podemos ayudar: lo que importa es que haya documentos que organizar y una persona responsable con quien trabajar.
Si tiene preguntas sobre nuestro enfoque, escríbanos
Una conversación inicial no tiene costo ni obligación. Le contamos cómo abordamos encargos similares al suyo.
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